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9 Pasos Para Tener Éxito en Eventos y Ferias Comerciales de Café

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¿Participarás como expositor en un festival de café o una feria comercial? 

Exhibirse es una buena decisión de negocios. Es una manera de interactuar directamente con tu comunidad y tus clientes (actuales y futuros). También, te permite construir el “rostro” de tu negocio. Y es una oportunidad más efectiva para causar una impresión duradera, que otros métodos de alcance digital. 

Pero sin la preparación adecuada, no obtendrás el retorno de la inversión esperado. La capacidad de dominar tu espacio con propiedad y maximizar tu interacción con otros es fundamental, pero para nada fácil, ya que mantenerse activo y presente todo el tiempo puede suponer un desafío. Así que, antes de realizar el pago y prepararte para el evento, asegúrate de estar listo para ello.

¿Te sientes intimidado? No te preocupes, estamos para decirte como lograr que exhibirte sea una inversión comercial sólida. Sigue leyendo para conocer los 9 pasos que sugerimos para obtener una excelente ganancia (y divertirte de verdad).

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1. Conoce el Evento: ¿A Quiénes Está Dirigido y Qué Puedes Hacer Por Ellos?

¿Se trata de una feria comercial a la que asisten principalmente los propietarios de negocios, fabricantes y personas que trabajan activamente en alguna área de tu campo de acción? ¿O es un festival en el que se exhibirá lo que haces, al que asistirán en su mayoría consumidores, aficionados y el público en general?

Esta es una diferencia fundamental, ya que ambos grupos de personas esperan cosas distintas. Pregúntate para cuál de estos dos grupos es más adecuado tu negocio y en qué partes de tu trabajo necesitas hacer énfasis para generar el mayor impacto posible.

¿Tienes más para ofrecer a las personas detrás del mostrador, a través de las ventas al por mayor, el desarrollo de producto y la asistencia? ¿O, por el contrario, ofreces algo que es de fácil acceso para todos, como los productos en venta al por menor, servicios de tipo personal y formación?

Una vez que sepas a quién deseas atraer, es hora de pensar en cómo hacerlo. Al tener en mente tu público objetivo, podrás determinar cuál es la mejor disposición del espacio en tu puesto y hacer una lista de los materiales que debes llevar. Hablando de esto…

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2. Conoce tu Espacio: Servicios, Alrededores, Dimensiones

Al reservar un espacio, es importante que revises junto con los organizadores del evento si tienes todo lo necesario.

No des nada por sentado. Quiero decir, NADA. ¿Tendrás acceso a tomas de corriente eléctrica o debes pagarlas por separado? ¿Necesitas un nivel más alto de electricidad para algunas máquinas específicas? ¿Necesitas acceso a una fuente de agua? ¿Cuáles son las políticas con respecto al manejo de los desperdicios húmedos y secos? ¿Tendrás a disposición un espacio para el almacenamiento? ¿Sabes lo que se construirá para ti y cuándo puedes llegar para inspeccionarlo?

Puede parecer trivial, pero responder a estas preguntas te ayudará a obtener el espacio que deseas sin incurrir en gastos de último minuto ni estresarte porque “simplemente pensé que iba a estar ahí”.

Luego, prepara un plano general de tu puesto en el que especifiques dónde se colocará cada equipo/estante de ventas/obsequio. Recuerda, entre menos desordenado luzca, más acogedor será.

Una vez que hayas resuelto cómo organizar tu espacio, debes saber en dónde estarás ubicado, con respecto a otros vendedores y otros eventos que se lleven a cabo en el lugar. Aprende todo lo que puedas sobre los ingresos/salidas, baños y estacionamientos. Conocer el lugar disminuirá el tener que merodear innecesariamente y las largas caminatas el día del evento.

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¿Cuánto espacio tendrás a disposición para trabajar? ¡Conoce los números! Crédito: Stokpic 

3. Apunta a Tener un Exceso de Personal

Durante el evento, la gente querrá hablar contigo (¡enhorabuena! Estás obteniendo la exposición que querías), pero no van a formar una fila ordenada, mientras que hay otro expositor junto a ti. Recuerda que, si prefieres los espectáculos individuales, se necesita solo una persona para ocupar tu tiempo completamente. Del mismo modo, cualquier emergencia o pausa que implique abandonar tu puesto (planeabas usar el baño, ¿no es así?) es una oportunidad de hacer negocios perdida.

Invertir tiempo y dinero en un espacio con la intención de conocer nuevas personas, pero quedarte corto de personal es un desperdicio. Tu efectividad se verá enormemente inhibida y, por lo tanto, tu ganancia será menor.

En lugar de esto, apoya tu propio esfuerzo empleando más personal del que consideras que necesitas para el evento. Si una persona realiza una demostración, tú podrás responder a las inquietudes de los visitantes. Si alguien está en su hora de almuerzo, aún podrás ayudar a los visitantes sin sacrificar el profesionalismo. Y cuando (no ) se vuelve concurrido, no te sentirás abrumado y los visitantes estarán seguros de que no tendrán que esperar demasiado para ser atendidos.

4. Ten a Mano la Información de tu Empresa

Generalmente, los asistentes tienen muchos puestos por visitar. No desperdiciarán tiempo en aquellos que no llaman su atención. Entonces, la pregunta es: ¿Es posible entender tu negocio simplemente pasando por el puesto? ¿La gente entenderá tu propuesta única de venta (PUV) inmediatamente? Si no es así, no esperarán para comprender de qué se trata.

Ten siempre a mano tarjetas de presentación, y folletos de los productos que ofreces (mejor aún si los colocas junto a una hoja de inscripción a un boletín de correo electrónico). Para aquellos con quienes has conversado, los materiales para llevar reforzarán tu presentación; en el caso de quienes tienen prisa, serán lo único que conozcan sobre tu puesto.

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Tarjetas, volantes, folletos: ¡Mantenlos a la vista! Crédito: Andrew Pons

5. Programa Minieventos en tu Puesto

Los mini eventos son una forma excelente de atraer más visitantes, incluso recurrentes. Podrías programar demostraciones de funcionamiento de los equipos, muestras de producto, o talleres educativos. Pero no olvides promoverlos. Mantén el nombre de la demostración claramente visible en tu puesto, mencionar los eventos a los visitantes, y promociónalos en las redes sociales (hablaremos de esto más adelante).

Recuerda que tu puesto no es un imán. Debes estar al tanto de los eventos más importantes que se llevarán a cabo en la exhibición y planificar los tuyos para que tengan lugar en un horario tranquilo o luego de un evento más grande (mejor si es después de un evento cercano a tu puesto).

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Las demostraciones de preparación con métodos de vertido y las catas atraen una gran multitud durante los festivales de café. Crédito: Patrick Fore.

6. Conéctate Con Otros Expositores

¿Crees que las únicas conexiones que deseas establecer son con los clientes? Piénsalo dos veces.

Conocer a otros expositores puede conducirte a recursos de gran utilidad. Para comenzar, conocerás perspectivas adicionales sobre el mercado, por ejemplo, qué tan común o extraño es tu negocio (y cuánto dinero necesitarás para destacarte o elevar tu nivel). También, podrás aprender mucho sobre qué otras cosas están disponibles en tu campo actualmente. Incluso, podrías hacer nuevos amigos. Con un poco de esfuerzo, tus colegas podrían ser de gran ayuda y también una inspiración.

Tus visitantes también apreciarán tus nuevas conexiones. Dado que sabes qué productos, servicios o negocios hay en exposición, podrás hacer recomendaciones cuando no puedas servir a alguien. Otros vendedores también sabrán que te encuentras allí y puede ser que te envíen personas de interés. 

7. Lleva Productos al Por Menor y Obsequios

Las personas querrán comprar algunas cosas, especialmente en los eventos dirigidos a los consumidores. Haz que estas ventas sean posibles llevando mercancía.

Alternativamente, si no vendes productos al por menor, los productos de tu marca o los obsequios son una manera fácil de difundir el nombre de tu empresa. 

(Por favor, recuerda evitar las correas para el cuello).

8. Usa Las Redes Sociales

Permite a tu base de clientes actuales saber dónde estás, cómo contactarte y todo acerca de los minieventos que organizas, y los colegas expositores interesantes que puedas encontrar. Esto resulta especialmente práctico en los eventos dirigidos a los consumidores. Usa los hashtags, la geolocalización y etiqueta a personas o empresas para lograr un mayor alcance.

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Usa los hashtags, la geolocalización y etiqueta a personas o empresas. ¡Hazle saber a la gente dónde te encuentras! Crédito: startupstockphotos

9. Por Último, Pero no Menos Importante: ¡Toma un Buen Desayuno!

No importa qué tan temprano debas llegar al lugar del evento, necesitas estar preparado lo mejor posible para un día lleno de conversaciones, demostraciones y para empezar a establecer conexiones. Tu desempeño reflejará tu nivel de energía y has invertido demasiado en este evento para que una baja de energía o un enojo causado por el hambre lo arruinen. Cuídate, para que puedas cuidar de otros. Y diviértete.

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Si será un día ocupado, esto podría ser todo lo que comas hasta el final. ¡Haz que valga la pena! Crédito: Nirzar Pangarkar

Participar como expositor puede ser una experiencia abrumadora, pero también es una buena inversión. Ya sea que se trate de tu primer, quinto o decimoquinto evento, seguir los pasos anteriores hará que sea menos estresante y más efectivo.

¡Buena suerte!

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Escrito por R. Winn

Traducido por María José Parra.

PDG Español

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