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Como Programar Los Turnos de Los Baristas en tu Tienda de Café

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El éxito de una tienda de café depende de muchos factores, pero el personal y la planificación son componentes fundamentales. Tener muy pocos baristas por turno puede significar largas filas y clientes insatisfechos. Demasiados miembros del personal en el trabajo pueden resultar en gastos generales altos y amontonamiento detrás de la barra.

Entonces, ¿cuál es el nivel adecuado de personal y qué factores debes considerar al hacer tu planificación semanal? Sigue leyendo para obtener algunos consejos útiles.

Read this in English A Café Owner’s Guide to Scheduling

Sey Coffee en Brooklyn, Nueva York. Crédito: Ana Valencia

Conoce Los Horarios Pico y la Eficiencia de tu Tienda

Observa tus registros comerciales y evalúa cuáles son tus horas pico. Esto se refiere a los ajetreos de la mañana y a cualquier otro periodo concurrido del día, así como también a los picos estacionales. ¿Experimentas un aumento en la clientela cerca de las vacaciones de invierno? ¿Estás cerca de una universidad y observas una disminución en verano?

No hagas suposiciones sobre los momentos más ajetreados. Mejor, evalúa la cantidad de ventas. Esto te dará un entendimiento sólido sobre tu negocio y será la base para empezar a organizar a los miembros del personal.

Luego, considera la ganancia bruta de tu tienda en relación con los costos de mano de obra. Algunos analistas financieros consideran la relación entre los costos de nómina y la ganancia bruta como un indicador de eficiencia. ¿Estás invirtiendo un alto porcentaje en mano de obra, o hay espacio en el presupuesto para aumentar la cantidad de personal? Puede ser difícil evaluar cuál es una buena tasa de porcentaje y hay muchas cifras recomendadas diferentes, pero mantén un registro de tus propios números y utilízalos para identificar cualquier patrón y anomalía.

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Partners Coffee Roasters en Nueva York. Crédito: Partners Coffee

¿Cuánto Personal Deberías Tener Por Cada Turno?

Una vez que conozcas tus periodos ajetreados y tu presupuesto, podrás evaluar cuántos miembros del personal necesitas en cada turno. Esto variará en función del tamaño de tu espacio, la cantidad promedio de ventas y si ofreces comidas a tus clientes.

Jun Lim es el propietario de Littlepeople, una tienda de café en Kuala Lumpur. Él dice: “tenemos dos turnos en nuestro café, cada uno con dos miembros del personal. La capacidad de nuestra tienda es de 60 personas. Cuando llega la hora pico del almuerzo, comienza un turno nocturno para cubrir al turno matutino, por lo que hay cuatro miembros del personal durante la hora pico”.

Jun dice que tener dos baristas en un turno significa que siempre hay una persona disponible en caso de que alguien llame para avisar que está enfermo o si hay una emergencia. También significa que hay alguien encargado de limpiar mesas, aprovisionar refrigeradores y mantener los tiempos de espera de los clientes al mínimo.

Tener dos turnos cruzados es una buena manera de cubrir los períodos de almuerzo ajetreados. Solo asegúrate de que todos tengan claras sus tareas de antemano para evitar confusiones. Por ejemplo, tal vez se pueda instruir a un miembro del personal que comienza su turno de la tarde para que se encargue de limpiar mesas y aprovisionar refrigeradores, mientras que otros preparan bebidas para que el servicio siga funcionando con fluidez y sin demasiadas personas detrás de la barra.

La barra de espresso en una tienda de café. Crédito: Neil Soque

Evalúa las necesidades de tu propia tienda de café. Si tienes un espacio pequeño con pocas sillas, es posible trabajar bien con un solo barista. Y si te encuentras en la tienda haciendo trámites u otros negocios, puedes trabajar como barista de respaldo si es necesario.

También deberás estar al tanto de las leyes locales sobre la contratación de personal y asegurarte de cumplirlas. Asegúrate de brindar tiempo suficiente entre cada turno a los miembros del equipo, una cantidad apropiada de horas por semana y una paga adecuada por las horas extra.

Baristas trabajando detrás de la barra. Crédito: Neil Soque

Planifica Con Los Miembros Del Personal Adecuados

Saber qué miembros del personal asignar a cada turno es tan importante como elegir la cantidad adecuada de personas. Evalúa las fortalezas y las debilidades de tus empleados y asígnales las tareas adecuadas para aprovechar al máximo sus habilidades.

No tengas en cuenta solo sus habilidades técnicas, ya que la sociabilidad y el servicio al cliente también son importantes. Intenta combinar compañeros de trabajo que sean compatibles y que se apoyen mutuamente. Puede ser bueno equilibrar las personalidades más tranquilas con otras más extrovertidas para ofrecer una gama de estilos de servicio al cliente. Algunos estudios sugieren que combinar una persona particularmente productiva con otras puede aumentar el nivel de productividad de todos los miembros del equipo.

También, vale la pena considerar la combinación de baristas experimentados con miembros del personal inexpertos. Esto puede ayudar al desarrollo de habilidades y proporcionar una mentoría informal a las personas menos experimentadas. Además, de esta manera puedes equilibrar el costo del personal, si se asume que les pagas más a los empleados superiores que a los menos experimentados.

The Fix en Madrid, España. Crédito: Fernando Pocasangre

Una Planificación Eficaz Puede Motivar a Los Miembros Del Personal

Lograr una planificación correcta no solo es bueno para la rentabilidad y la satisfacción del cliente, sino que también es importante para el compromiso y la motivación de los empleados. Cuando planifiques tu horario semanal o mensual, intenta acomodar las preferencias de los empleados y otros compromisos. Un barista que sabe que no lo llamarás para trabajar los miércoles por la noche, de manera que puede asistir a ensayos con su banda, o que tenga los sábados por la mañana libres para llevar a sus hijos a jugar al fútbol, es más probable que sea leal a tu negocio y que se sienta motivado a hacer un buen trabajo.

Del mismo modo, los miembros del personal que saben que están trabajando con compañeros de trabajo que les resultan simpáticos o que hacen una tarea que disfrutan, probablemente serán más felices y productivos. Realiza reuniones periódicas con tus empleados para identificar sus áreas de interés, sus habilidades y cualquier conflicto de personalidad entre los miembros del equipo.

Asegúrate de comunicarte con los miembros del personal sobre cómo deben solicitar días libres y con cuánta anticipación deben hacerlo. Devuélveles el respeto que te brindan haciéndoles saber sus turnos con al menos dos semanas de antelación y evitando los cambios de última hora.

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Café George Howell en Boston. Crédito: Ana Valencia

Organizar el calendario no es la parte más divertida de tener una tienda de café, pero planificar los turnos de trabajo puede mejorar tus ganancias, la satisfacción del cliente y el nivel de compromiso de los miembros del personal. Así que, da un vistazo a tus registros comerciales y tómate el tiempo de hablar con tus empleados sobre sus turnos preferidos. Con un poco de planificación, puedes hacer que tu tienda de café sea más eficiente.

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Escrito por Dana Jardinel.

Traducido por Jessica Leiva. Traducción editada por María José Parra.

PDG Español.

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