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10 Pasos Para Elegir Un Procesamiento De Pagos Y Un Sistema POS

Con todas las complejidades de administrar tu negocio de café, buscar la mejor opción para un sistema de punto de venta (POS) puede parecer una pesadilla. ¿Quién tiene tiempo para comparar contratos cuando tienes que capacitar a tu personal, ocuparte de las entregas, catar algunos granos nuevos, limpiar los pisos y los equipos y hacer 8.947.239.589 de otras cosas?

El problema es que el procesamiento de pagos es confuso, es complicado…pero está en todas partes. Si no aceptas tarjetas, perderás ventas. Por otra parte, esa no es una razón para conformarte con un acuerdo que no se adapta a tu negocio. El procesamiento de pagos debería hacer que tu vida sea más fácil, no más difícil.

Read this in English How to Choose a Payment Processing & POS System: 10 Steps

En el mercado, existe una gran variedad de buenas opciones de POS para negocios de café, así que, continúa leyendo para conocer los diez aspectos que debes considerar:

1. Integración

Tu sistema POS puede ser tan sencillo como el procesamiento de pagos con tarjeta o tan complicado como ocuparte de la contabilidad, el marketing, la hospitalidad, la base de datos de los clientes y mucho más. Tienes que determinar desde un principio cuánto quieres integrar tu estrategia general de negocios. Aunque tus necesidades tal vez cambien con el tiempo, si comienzas con una idea bastante completa de lo que quieres, estarás muy adelantado.

calculadora para saber costos operativosMuchos sistemas POS están plenamente integrados. No te quedes llevando la contabilidad de forma manual.

2. Defensa

Cuando algo sale mal, y seguramente algo saldrá mal en algún momento, necesitas saber que alguien está de tu lado. Necesitas a un proveedor que esté dispuesto a permanecer en espera, tal vez por varias horas, y luchar por ti cuando necesites resolver un conflicto con una empresa importante de tarjetas de crédito.

3. Contacto

¿Cuán fácil es comunicarse con la empresa? ¿Te relegan a un formulario impersonal o tienes una línea directa para contactar a tu agente personal? Saber que puedes contactar a alguien cuando las cosas salen mal es sumamente importante.

ejecutiva habla con clientes por telefonoNadie quiere quedar en espera todo el día hasta que el servicio de atención al cliente atienda.

4. Beneficios

Papel para la impresora gratuito, carteras para los recibos gratuitas…hay muchas cosas que las empresas de tarjetas están dispuestas a entregar. Nunca está de más preguntar qué puede hacer por ti una empresa de procesamiento de pagos con tarjeta. Tanto si se trata solo equipos periféricos o ayuda para pasar de tu viejo sistema al nuevo, todo sirve.

5. Servicio De Atención Al Cliente

Para cualquier industria, el servicio de atención al cliente muchas veces vale ese pequeño esfuerzo adicional. Las empresas de procesamiento de pagos con tarjeta de crédito tienen estrategias diferentes con respecto al servicio. Algunas tienen agentes con los que puedes hablar directamente, algunas tienen sistemas telefónicos a través de los cuales tienes que navegar para llegar a la persona correcta, y otras son más visionarias y usan las redes sociales para responder a las preguntas de los clientes. Sin importar los métodos que usan, debes saber que tu empresa de procesamiento de tarjetas de crédito hará lo imposible cuando realmente necesites su ayuda.

una taza de cafe mientras trabajas¿Habrá alguien que te ayude a navegar por los detalles de tu sistema de pagos?

6. Costos

Los costos pueden parecer igual de complicados que el procesamiento de las tarjetas de crédito en sí. Algunas empresas, como Square, ofrecen una tarifa fija para el procesamiento de cualquier tipo de tarjetas. Otras empresas y procesadores de tarjetas ofrecen precios diferenciados, lo que significa que distintos tipos de tarjetas cobran diferentes tarifas. Según el tipo de tarjetas que usan tus clientes, esto puede resultar mejor que la tarifa fija. Además de todo esto, puede haber comisiones asociadas a tu cuenta. Pregunta sobre las comisiones por la configuración, las comisiones interbancarias, las comisiones por el estado de cuenta mensual y las comisiones de acceso. Si estás cambiando el sistema POS, revisa dos veces para asegurarte de que no tengas que pagar una comisión por finalización anticipada.

7. Tecnología

El procesamiento de tarjetas de crédito es un estado de incertidumbre constante, dado que la tecnología está evolucionando rápidamente. Cualquier empresa que elijas para el procesamiento, debe estar actualizada con respecto a la tecnología y nunca puede quedar atrás. Mejor aún, si son líderes en tecnología de su sector. Sin embargo, recuerda que la mejor tecnología y la más actualizada no sirve de nada si no hace lo que necesitas que haga.

maquina registradoraSi estás usando una caja registradora como esta, quizás sea el momento de actualizarte.

8. Facilidad de Uso

El mejor sistema del mundo no sirve de nada si es demasiado complicado navegar por él. No quieres estar luchando para encontrar ese elemento que necesitas cuando tienes una fila que llega afuera de la puerta; la simplicidad, especialmente de la interfaz que usas constantemente, es la clave para aumentar la velocidad de las transacciones y mantener la fila en movimiento. Pero además de ser fácil de usar en medio del servicio, debería ser sencillo configurar elementos nuevos y manejar los procesos secundarios como la configuración de las impresoras y el cambio de los ajustes.

telefono celular y cafeCon servicios como Apple Pay, cada vez más personas están pagando con sus celulares. ¿Puede tu negocio mantener el ritmo?

9. Informes

Todas las ventas son geniales, pero son incluso mejores cuando tu sistema POS te ayuda a rastrear tus registros de venta y los hábitos de los clientes. Empezarás a comprender realmente las tendencias de tu tienda de café. Saber lo que vende y lo que no, te ayuda a perfeccionar tu menú y satisfacer mejor las necesidades de tus clientes. Además, te ayuda a tomar decisiones de negocio más inteligentes, como por ejemplo cuándo contratar más personal y cuándo necesitas ampliar tu inventario.

10. Seguro

Gran parte de las tiendas nunca tiene que ocuparse de esto, pero si ofreces servicios de catering u organizas eventos por los que puedes obtener un solo pago cuantioso, es bueno saber que estás preaprobado para recibirlo. A veces, dicha aprobación previa puede tardar varios días (aunque probablemente ya estés aprobado por una cierta cantidad). Entonces, descubre cuál es tu límite actual, cómo es el sistema para obtener cualquier cantidad que supere la que ya está aprobada y cuánto tarda el proceso. Y ten en cuenta que, si tienes una buena relación con tu procesador de tarjetas de crédito, quizás esté dispuesto a cubrir algo para ti a último momento, pero no puedes confiar en ello.

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Tanto si estás eligiendo tu primer sistema POS o si estás buscando una actualización, es importante hacerlo conociendo toda la información posible. Hay muchos sistemas POS de alta calidad, incluso algunos que están configurados para la industria de alimentos y bebidas. Por ejemplo, Aloha, está configurado para los restaurantes; Nobly, ofrece la función ‘Park Bill’ (factura de estacionamiento) para las tiendas de café, lo que te permite conservar la factura hasta que el cliente esté listo para pagar; o Revel, que se enfoca en las tiendas de café con sede única y las grandes cadenas de tiendas.

Si planeas expandir tu negocio para vender granos y otros productos en línea, Shopify apunta a las pequeñas empresas y permite a las tiendas de café y las tostadurías vender en la tienda a través de POS y en línea. Si quieres un POS que crece con tu negocio, Square es expansible (apropiado para sedes múltiples) y fue adoptado por James Freeman de Bluebottle Coffee por su “atención al detalle y enfoque en el cliente”.

No te dejes atrapar por una campaña publicitaria vistosa o el acuerdo que te ofrece el banco. En lugar de eso, determina las especificaciones que necesita tu negocio y elige el sistema que mejor se ajuste a ellas. Al hacerlo, tendrás un sistema POS con el que tu negocio funcionará con fluidez. Esto te dará más tiempo para enfocarte en todos los otros aspectos de gestionar un negocio de café.

Escrito por E. Squires y editado por T. Newton.

Traducido por Laura Fornero. Traducción editada por María José Parra.

Todas las imágenes de Pixabay.

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