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Guía Para Tostadores: Presupuesto & Compra del Café

Comprar el café adecuado para tu negocio es la clave del éxito. Pero no es tan sencillo. ¿Cómo eliges la región cafetera, fincas y métodos de procesamiento apropiados? ¿Cómo eliges el mejor café de acuerdo a tu presupuesto? ¿Cómo analizas las muestras y anticipas la demanda?

Para responder a estas preguntas, hablé con Richard Keane, gerente de ventas de Balzac Brothers, una importadora de café verde, y con Will Shurtz, propietario de Methodical Coffee. Ellos nos compartieron sus mejores consejos para comprar café verde; desde asociarse con los productores correctos hasta cómo manejar retrasos con el café. Así que continúa leyendo para descubrir sus métodos.

Read this in English A Roaster’s Guide to Coffee Purchases & Budgeting

cerezas de cafeCerezas de café recién recolectadas listas para procesar. Crédito: Balzac Brothers

Etapa 1: Investiga & Planea

La investigación y la planificación son de gran importancia para comprar exitosamente granos verdes. Asegúrate de considerar los siguientes puntos antes de comenzar a catar muestras:

  • Temporada

El café tiene temporadas de cosecha que indican cuando un lote está en su punto más fresco y delicioso. Pero ten en cuenta que estas varían según el país. Es clave que conozcas los períodos de cosecha de tu región cafetera favorita, esto te ayudará a planificar de forma eficiente y administrar tu inventario.

Will afirma que, cuando te des cuenta de esto, “sabrás qué buscar y cuándo buscarlo”. Como resultado, puedes tener en tu reserva café de origen de una nueva cosecha para tus clientes. Puedes diseñar un menú variado de café, y puedes planear qué cafés vas a ofrecer una vez se agoten los favoritos de tu cliente.

Rueda de cosecha del cafeRueda de cosecha de café. Crédito: Balzac Brothers

  • Alianzas

Pero no solo debes pensar en el café. También debes establecer las metas a alcanzar respecto a tu relación con los productores.

¿Qué quieres comprar? ¿A quién quieres apoyar? ¿Y qué quieres construir? Por ejemplo, podrías estar buscando comprar café de especialidad, apoyar a pequeñas empresas familiares y construir una relación sostenible con los productores. O bien, podrías ser más específico: por ejemplo, las fincas que pertenecen a mujeres, las que se dedican al procesamiento experimental, las comunidades que protegen el medioambiente.

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Richard me dijo que construir una relación con los consumidores, exportadores y productores no se debe basar solamente en la compra de café verde. Comprar café “se trata principalmente de relaciones”, explica.

Recuerda, las relaciones comerciales sólidas benefician tanto al comprador como al proveedor. Te permiten trabajar para lograr mejoras de calidad, obtener ciertos perfiles de café y mucho más. Además, puedes tener la certeza de comprar ese mismo café en los próximos años.

Pero para construir buenas relaciones, primero debes saber elegir a tus socios.

  • Clientes

Finalmente, también necesitas investigar tu mercado. Debes entender lo que quieren tus clientes y a qué precio, de manera que puedas comprar los cafés adecuados. Porque a pesar de que tu tostaduría debe representar tu visión del café especial, también debe cuidar tu resultado final.

inventario de cafeLos granos de café verde se almacenan en esta bodega, en espera de su compra y transporte. Crédito:Balzac Brothers

Etapa 2: Muestras de Café

Una vez tengas claras las temporadas de cosecha de tu café preferido, hayas establecido tus relaciones y metas y conozcas tu mercado, estarás listo para catar esos lotes.

El comprador de café verde recibirá sus primeras muestras durante la temporada de cosecha, poco después de que los granos hayan sido procesados y secados. Cuando le pregunté a Richard sobre esto, él me explicó que luego “Lo califica en verde en el laboratorio, lo tuesta, lo cata y luego le da un puntaje”. A menudo involucra a tostadores en el proceso con el fin de “recibir sus comentarios sobre el café”.

También dijo que, una vez el café haya sido catado, los comentarios se comparten con los productores asociados con el objetivo de mejorar el producto. Una comunicación constante entre el tostador, productor y comprador beneficia a todos.

Pero tostador, ¿Qué debes saber sobre las muestras? En primer lugar, debes evaluar el café antes y después de comprarlo. Recuerda que la calidad del café se puede ver afectada por el transporte y el almacenamiento, así que es importante catar tanto la muestra de oferta / pre-embarque como la entrega final.

Usa protocolos consistentes en la catación, idealmente los recomendados por la SCA. Asegúrate también de hacer una revisión física de los granos. Comprende las etiquetas de calidad utilizadas en la región cafetera.

Trata de pedir opiniones adicionales. Will me dijo que él siempre cata junto a otras personas ya que todos juzgan el café de manera diferente. Esto te da una perspectiva más objetiva. Además, si involucras a tus clientes mayoristas, puedes obtener comentarios útiles y fortalecer tus relaciones.

finca de cafeCafé listo para transportar. Crédito:Balzac Brothers

Etapa 3: Decisiones de Compra

Ahora conoces tus metas y has catado varias muestras. Es hora de que simplifiques la lista de opciones y hagas tus compras finales.

En primer lugar, asegúrate del presupuesto con el que cuentas y la demanda proyectada. La administración del inventario y realizar pronósticos pueden ser un reto para muchos tostadores y compradores de café verde. Afortunadamente, construir relaciones sólidas con tus clientes, ya sean tiendas de café o supermercados, te ayudará. Conversar con ellos de antemano sobre sus necesidades, te hará saber cuánto necesitarás comprar.

Además, mediante una buena relación con tu proveedor o si estás trabajando en la modalidad de comercio directo, con tu productor; podrás conocer tu potencial de suministro en caso de necesitar más café.

Will hace énfasis en que es importante construir una relación basada en la confianza con tu importador. Es gracias a ello que se crean “lazos fuertes y conexiones con ciertos países productores y [se] puede comprar café consistentemente del mismo productor”.

Al comprar café de la misma finca todos los años, puedes construir la identidad de tu marca (esto también ayuda a los productores a planear su futuro y hacer crecer sus negocios). Además, también ayuda a anticipar la demanda de café, ya que tus clientes te dirán que van a querer el mismo café que el año pasado.

cafe tostadoSe enfría café recién tostado

Puede que cometas errores, y al principio ordenes demasiado de un origen y no lo suficiente de otro. Pero con el tiempo, aprenderás de tus experiencias y construirás mejores relaciones. Verás cómo todo mejora.

Cuando asignes un presupuesto y planees un inventario, no pienses solamente en la temporada actual: ten presente todo el año. Asegúrate de que tus clientes sepan que el café es un producto de temporada, para que sean flexibles con las alternativas de cafés frescos característicos de un periodo específico. Debes saber de antemano si estos cafés que usas como sustitutos te costarán más a ti y a tus clientes. Algunos orígenes siempre serán más costosos por las condiciones de producción y transporte.

En relación al tema presupuestario, recuerda que tus clientes también tienen un presupuesto. Es posible que solo quieras comprar y vender cafés de alta puntuación, como un Geisha / Gesha natural de 90+. Sin embargo, si todos tus cafés tienen un precio alto, tus clientes no tendrán más opción que comprar en otro lugar. Intenta tener un menú diverso, en términos de perfiles de sabor y precios.

Como Richard me dijo, “comprar un café de temporada de 80 puntos de forma sostenible es una forma realmente inteligente de hacer negocios” ya que “ofrece una variedad más amplia”.

cafe verdeCafé verde listo para ser tostado.

  • Comprende Contratos de Futuros & Precios del Café

Richard también recomendó entender los contratos de futuros. Un contrato de futuros es cuando el comprador fija un precio para el café con varios meses de anticipación, basado en el movimiento del mercado C, más algunas primas.

También me dijo que se debe considerar un escenario en el que hayas establecido una relación con un socio productor, y en el que aceptas comprar una cierta cantidad de café verde, ya sea directamente o a través de un socio importador.

Lo primero que deberías hacer sería acordar un “precio diferencial”, que es el cálculo de tu costo de flete, envío e ingreso a la bodega, etc. Luego, deberías fijar tu precio al precio estimado del mercado C, que es el precio determinado por las condiciones cambiantes de la oferta y la demanda de café, en función de la fecha de entrega.

Esta es una herramienta que puedes usar para proteger a los productores y a ti mismo de la fluctuación de los precios del café. Para los tostadores, si un comprador de café verde usa contratos de futuros, significa que te garantiza un precio específico para el café. Richard resaltó que “dado que el precio del café es uno de los más volátiles dentro del mercado de productos básicos, esto ayuda a fijar un precio para los socios” y así facilitar el cálculo del presupuesto.

cerezas maduras de cafeCerezas de café maduras en la rama, listas para ser recolectadas.

Cómo Manejar los Riesgos

No importa cuánto tiempo inviertas en investigar, planear y trabajar con muestras, es importante comprender que pueden existir eventos inesperados en la industria del café. Hay muchos factores que simplemente no puedes controlar, como las políticas y las condiciones climáticas en cada país productor.

Y cuanto más específicos sean tus pedidos de café, mayor será el riesgo. Supongamos que quieres tostar un microlote resultante de un procesamiento experimental, o incluso un origen único de una finca en particular, lo que puede pasar es que vas a tener un mayor riesgo de retrasos que si solo ordenas un café lavado de Colombia.

Pero aunque el riesgo es inevitable, puedes prepararte para él.

Los retrasos en el envío son un problema común, especialmente si estás comprando un lote de un productor o región específicos. Procura hacer espacios en tu agenda para dar lugar a posibles demoras.

Otro problema que puedes enfrentar son los daños en el café, especialmente los que ocurren durante el tránsito. Asegúrate de qué va hacer el importador en estos casos (o tú, si estás comprando en modalidad de comercio directo). ¿Habrá un café sustituto disponible?

Debes saber que las lluvias, plagas y enfermedades inesperadas pueden tener un impacto en la calidad del café. Es posible que ese lote de 86 puntos que esperas ya no esté disponible y, si se lo prometiste a tus clientes, es posible que tengas que buscar rápidamente una alternativa.

Situaciones como esta son inevitables; sin embargo, ser sincero con las tiendas de café y socios mayoristas puede mitigar este riesgo. También presta atención a prácticas sostenibles y responsables, comprende que los productores no pueden evitar estos problemas y sé flexible con el café de regiones cafeteras en las que compras.

recoleccion de cafeCerezas de café maduras recolectadas.

Comprar café es una oportunidad para demostrar lo que representa tu marca, ya sea el respaldo a productores en la construcción de beneficios húmedos más ecológicos o mantener en tu oferta orígenes únicos y microlotes. Pero es importante que hagas esto de manera informada y fiscalmente responsable.

Sé consciente de tu presupuesto. Maneja los riesgos. Conoce con claridad lo que quieres comprar, y hazlo de manera que fortalezcas tus ambiciones para la industria del café de especialidad.

Porque esto es crucial para tu éxito como tostador.

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Escrito por Sunghee Tark.

Ten en cuenta: este artículo fue patrocinado por Balzac Brothers.

Traducido por Alejandra M Hernández. Traducción editada por Maria José Parra.

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