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Exhibición de Café 101: 10 Consejos para los Participantes

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Temporada de exhibiciones: algunos de nosotros vivimos para esto, mientras que otros huimos.  Personalmente, yo me entrego a las exhibiciones; y tú también deberías.

La logística, las agendas, la gestión de vendedores, la microgestión, el presupuesto y ejecución de un proyecto bien presentado necesita de un conjunto de habilidades especiales.

Como tú, recuerdo tratar de averiguar todo. A continuación vas a encontrar 10 consejos que te ayudarán a lograr los objetivos de tu stand en en una exhibición de  de café – o al menos que no tengas pesadillas recurrentes  en el centro de convenciones – .

English Version: Tradeshow 101: 10 Tips for Exhibitors

festival de cafe en nashville

Asegurate de estar listo antes de que todo comience a correr. Crédito: Coffee Fest Trade Show

1. Tus Metas

Este debería ser siempre tu primer paso. Pregúntale a tu equipo:

¿Qué queremos lograr?

¿Quién nos guía y nos apoya?

¿Cuál es nuestro presupuesto?

sca expo

Las ferias son importantes para desarrollar oportunidades de negocios.Crédito: Specialty Coffee Association

2. El kit de exhibición

No importa a qué exhibición te registres, el equipo organizador te dará un kit de expositor. Dentro de este, encontrarás:

  • Un formulario para ordenar servicios
  • Tiempos de preparación, de descanso y del evento.
  • Formularios de pago
  • Opciones de envío
  • Opciones de renta (muebles, decoración floral, decoración, etc.)
  • Tarifas por mano de obra

Estos documentos son tu salva vidas Son la diferencia entre tener una gran experiencia o una muy mala. Lee cada hoja y pregunta a tiempo.

Muchos centros de convenciones tienen contratos exclusivos para acarreos(transporte de mercancia), envio, mano de obra, y otros más. Si sus contratos son exclusivos, debes usarlos. Pregúntale al representante de la feria  más información (especialmente lo relacionado con la mano de obra). No podrás llevar tu portacargas a la feria para ahorrar dinero -incluso si lo pides de forma muy amable – .

También recibirás correos electrónicos, documentos y enlaces para vendedores no exclusivos. Es posible que no tengas usarlos, pero pregunta para estar seguros.

planeando un evento

Escribe las preguntas que necesites hacer

3. Planear

Algunas ferias en las que he manejado un stand, nos han ofrecido un descuento especial. Esta es la forma más fácil para ahorrar dinero. Y mientras estés planificando con anticipación, aprovecha, separa tus vuelos y alojamiento, especialmente si planeas quedarte en el hotel oficial. No vayas a terminar pagando más de lo que tienes que pagar.

También quieres pensar en los envíos y gráficos. ¿Cuánto tiempo te tomará en transportar tu contenedor? ¿Tus items UPS? No dejes que tu equipo transporte todo. Y ¿qué hay con tu material de promoción? ¿qué tiempo toma tu impresora en terminar? Nadie quiere pagar por servicios a la carrera.

Mientras estás planeando, asegurate de hacer una lista de lo que necesitas enviar, llevar y lo que necesitas conseguir a tu llegada.

tickets para feria de cafe

Las sesiones de planeación son la clave para una feria exitosa. Crédito: Royal Coffee, Inc.

4. Tu Stand

Esta es la parte divertida. Empieza con la posición de tu stand. tener una esquina de 10×10 cambiará drásticamente tu estrategia de servicio comparada con una de isla de 20×20.

Siempre he creído que tu stand debe reflejar a la empresa. Caminar en la tienda Apple es una experiencia increíble, esa estética pueda que no tenga ningún sentido en tu stand. Si tienes una historia que contar (y un gran café para servir) simplemente dila como si lo hicieras en tus facilidades de trabajo o con tus clientes.  Como dice Anthony Bourdain “lo bueno es bueno por siempre.”

También, ¿cómo diriges a las personas hacia ti? ¿Obsequios o promociones? ¿Por qué la gente debería parar en tu stand? Se creativo y haz que los asistentes te descubran.

evento royal coffee

Diseña tu stand para aprovechar el espacio. Crédito: Royal Coffee, Inc.

5. El Café

Detente. Toma un minuto y piensa qué hace a tu programa especial. No te salgas de tu elemento.

Si estás leyendo esto, seguramente estás en el negocio del café. La gente de la industria del café huele lo falso a millas. Tu stand debe ser un reflejo de lo que eres y nada lo dice mejor que tu programa de café. Si nunca has tostado Geisha, no es el momento de ofrecer solo shots de ese único origen. Resalta el programa de café que te ha hecho exitoso – eso es lo que la gente quiere experimentar – .

royal coffee inc

Pégate a tu marca. Crédito: Royal Coffee, Inc.

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6. Equipo

“Me tomé todo el café en el show – y el tuyo es el mejor!” Esto es lo que quieres escuchar. ¿pero cómo lograrlo?

Revisa con tu equipo antes y después (especialmente los que preparan y sirven) los items que se necesitan: ¿una fuente de agua caliente, artículos, una máquina espresso? Todas estas pequeñas decisiones tendrán implicaciones significativas en tu servicio de café. Si hay dudas, contacta a tu proveedor de equipos.  Si preguntas amablemente, ellos te dirán todo lo que necesitas saber.

Recuerda, nada de esto es gratis, así que un buen plan es esencial. Oh – y ten a la mano todas las especificaciones de electricidad. El centro de convenciones no tiene ni idea de qué es un Marco T10; si es mejor tener una Línea de dos o tres grupos o si un tomacorriente de 110 aguante cuatro Bonavita funcionando a la misma vez.

maquina de espresso

Calcula qué equipos necesitan con antelación. Crédito: Dani Bordiniuc

7. Oportunidades para colaborar

Los tres grandes organizadores de exhibiciones de café – SCA, Coffee fest y Coffee Con – todas ofrecen oportunidades para colaborar en el evento. Ya sea que quieras enseñar cursos, organizar eventos, ser voluntario o [pon tu gran idea aquí], siempre hay opciones. Contacta al coordinador con tiempo. Ellos quieren saber de ti.

Adicionalmente, piensa quienes son tus socios. Habla con clientes, proveedores y medios lo más pronto posible para hablarles de tus ideas. También quieren saber de ti.

Ten en mente, todos quieren hacerse notar en la próxima exhibición – pero tu puedes ser esa chispa que genere más #tendencia del evento de la feria.

catacion de cafe

Organizar un evento de catación es una forma de atraer más personas a tu stand. Credito.Royal Coffee, Inc

8. El personal del evento

Estas son las personas mas amigables y trabajadoras de la industria. ¿Quién no ha tenido a alguien de SCA o Coffee Fest y que haya contestados todas las preguntas, los salve del fracaso o les presente un nuevo cliente? ¿Quién no ha tenido que preguntar a alguien gentilmente si puede prestarte un flo-jet  porque el  vendedor envió la versión europea y no revisaste antes de abrir el contenedor (historia real)?

El personal del evento es asombroso y literalmente lo hacen para ganarse la vida. Así que sé gentil, y pueda que te compartan algunos consejos. (Oh,¡ y envíales café!)

catacion de cafe en evento

Cuida de las personas que cuidan de ti. Crèdito: Specialty Coffee Association

9.Tu Equipo & Tu Itinerario

Tu equipo: les dará hambre. Tendrán dolor de cabeza. Se cansarán. Alimentalos, hidrátalos, y dales descansos, y ellos se asegurarán que todos amen tu café.

Tu Itinerario: No quemes la vela por los dos extremos. No podrás hacerlo todo. Toma algo de tiempo antes del evento para trazar tu plan y da prioridad a donde necesites estar en comparación a dónde te gustaría estar.  No lo puedes hacer todo… ¡y eso está bién!

catacion de cafe en feria de cafe

Asegurate de que tu personal tome café y tenga su tiempo de almuerzo. Crédito: Royal Coffee, Inc.

10. Análisis Pos-Juego & Planifica

Después de la llegada de ese nuevo cliente, rescatar una cuenta y ser anfitrión  de la fiesta del siglo, estás de vuelta a tu ritmo normal. Dentro de una semana, ten una reunión con tu equipo para analizar lo que funcionó, lo que no, y las oportunidades para mejorar.

¿Cómo mantienes seguimiento a tus prospectos? Conociste mucha gente, ¿ahora qué? No dejes que el momentum de la exhibición se te  pase. Comunícate con tu equipo para asegurarte que todos sepan qué sigue después.

festival de cafe en nashville

El festival pueda que haya terminado pero el trabajo no ha terminado aún. Crédito: Coffee and Company

Estos 10 pasos son solo el comienzo. Hay muchísimas estrategias para darle forma y ejecutar un stand de cafè en una exhibición. ¿Cuáles son las tuyas?.

Escrito por Richard Sandlin de Royal Coffee, Inc.

Traducido Por Alejandra M. Hernández y Editado por Karla Ly

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